ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMPTABLE H/F

Au sein d'une agence spécialisée dans l’ameublement et l’agencement de stands, vous assistez la direction de l'agence afin d'optimiser la gestion de son activité. Vous serez en charge principalement :

• D'assurer le secrétariat de l'entreprise

- Effectuer l'accueil téléphonique et filtrer les appels

- Gérer le courrier

- Organisation des déplacements professionnels ( réservation hôtes, logement, camion, ... )

- Assurer le traitement administratif de dossiers ( mise en page, frappe de courrier, ... )

- Instruire, constituer et suivre des dossiers professionnels ( demande de subventions, litiges, questionnaires INSEE, ... )

- Archivage des documents

-Établir des commandes de matériel, de fournitures, et vérifier la conformité des livraisons d'effectuer des opérations courantes de gestion comptable ( facturation )

• Effectuer des opérations de gestion comptable
  

- Contrôler,saisir et régler les notes de frais

- Mettre à jour le logiciel de devis/facturation

- Superviser la facturation

- Suivre les éléments de paiement des commandes / relances impayés

- Suivre la situation de la trésorerie, analyser les écarts constatés

- Préparer les éléments comptables nécessaires au calcul et à la réalisation des liasses et des déclarations fiscales

- Tableaux de bord de gestion

- Émettre la comptabilité analytique

• Gérer les moyens généraux

- Gestion de la flotte automobile ( assurance, carte essence, contrôles techniques, ...)

- Organiser la maintenance des bâtiments et l'entretien des locaux

- Assurer le suivi et le maintien en bon fonctionnement du parc informatique, parc téléphone GSM, photocopieurs,...

• Réaliser la gestion administrative du personnel

- Préparer tous les documents liés à la gestion des entrées et sorties du personnel

- Collecter et transmettre les éléments variables de la paie

- Tenir à jour les dossiers administratifs de chaque salarié

-Établir les déclarations sociales obligatoires ( formation, travailleurs, handicapés )

- Effectuer un suivi des intérimaires ( contrats, temps de travail, signature des chartes, ... )

Formation & Expérience : Bac +2/3 spécialisé en administration / gestion des entreprises, gestion des ressources humaines ou complété par une expérience professionnelle de 5 ans minimum

Les "savoirs"

- Connaitre les fondamentaux de la relation client

- Connaitre les fondamentaux du droit du travail

- Connaitre les obligations légales comptables et fiscales

- Connaitre l'entreprise et son environnement

Les " savoir-faire "

- Savoir respecter les règles de la confidentialité liées à sa fonction

- Savoir communiquer

- Savoir utiliser les outils bureautiques

- Savoir rédiger des courriers respectant les normes rédactionnelles

- Savoir aborder positivement une situation difficile avec un client

- Savoir gérer les délais

Les " savoir - être "

- être enthousiaste au quotidien

- Savoir travailler d'une manière indépendante sans être constamment supervisée

- Savoir être créatif, curieux, se "nourrir"

- Savoir être réactif / organisé / méthodique

- Avoir l'esprit d'équipe

Prise de poste : au plus tôt

Durée : 2 mois

Fin : fin mai / début Juin

Rémunération : entre 2000 et 2100 € selon profil

35h/semaine du lundi au vendredi